Van Vliet Containers

We laten onze boodschappen steeds vaker thuisbezorgen. Daarmee worden we ook steeds veeleisender: boodschappen moeten soms al binnen 15 minuten worden geleverd. Wat veel consumenten zich niet realiseren, is wat er nodig is om dit op grote schaal mogelijk te maken: een enorme hoeveelheid beschikbare data en een sterke infrastructuur.

Van Vliet Containers speelt hierin een belangrijke rol. Zij produceren, verkopen, verhuren, onderhouden en beheren logistieke ladingdragers zoals karren, trolleys en containers voor onder andere de bloemen- en plantensector en de grootste retailers van Nederland. Het bedrijf verhuurt jaarlijks 5 miljoen logistieke items en verwerkt 17 miljoen items.

Enkele jaren geleden besloot Van Vliet een serieuze stap te zetten richting digitalisering. “De wereld van morgen verandert razendsnel, en dat geldt ook voor de wensen van onze klanten. Daarnaast groeien we hard. Hierdoor ontstond de behoefte om alle bedrijfsdata met elkaar te verbinden, zodat we snel nieuwe inzichten kunnen creëren — niet alleen intern, maar ook voor onze klanten,” aldus algemeen directeur Bob IJpelaar.

“Er bestaat geen enkel softwarepakket ter wereld dat alle retourstromen op deze manier en met al onze voorwaarden kan verbinden. De expertise van TrackOnline, gecombineerd met onze eigen kennis, is precies wat we zoeken.”
– Bob IJpelaar, Managing Director

Online beheer van ladingdragers

De eerste stap in het digitaliseringstraject was het verkrijgen van volledig inzicht in alle ladingdragers. “Er worden steeds hogere eisen gesteld door accountants en ERP-audits worden strenger. Dan moet je kunnen vertrouwen op een waterdicht systeem. Dat is één van de redenen waarom we een samenwerking zijn aangegaan met TrackOnline,” vertelt IJpelaar.

Met het online returnable asset management platform van TrackOnline kan Van Vliet alle logistieke ladingdragers registreren, beheren en factureren tot op itemniveau. Dankzij deze gedetailleerde data heeft Van Vliet veel beter grip op pooling, kunnen ladingdragers duurzamer worden ingezet, neemt de efficiëntie toe en worden kosten aanzienlijk verlaagd.

Duurzaam opereren met data

TrackOnline stimuleert het gebruik van herbruikbare verpakkingen met haar software om duurzaamheid te bevorderen. Volgens Toon de Jong, commercieel directeur van TrackOnline: “TrackOnline is volledig ontwikkeld vanuit het oogpunt van duurzaamheid en maakt zo de transitie naar een circulaire economie mogelijk.”

“De toegevoegde waarde van TrackOnline gaat veel verder dan het leveren van een goed product. TrackOnline neemt proactief een adviserende rol aan binnen de bedrijfsvoering van haar klanten,” zegt IJpelaar.
De Jong vult aan: “Met onze kennis en jarenlange ervaring zijn wij experts in het online beheren van verpakkingen. Met TrackOnline kunnen klanten wereldwijd al hun verpakkingen registreren en beheren. Via ons cloudplatform delen klanten eenvoudig data met hun eigen klanten en leveranciers.”

Eén centrale en toegankelijke databron

De IT-systemen van Van Vliet — waaronder TrackOnline, Exact (het financiële systeem) en een personeelsplanningssysteem — functioneerden voorheen los van elkaar. Belangrijke analyses en rapportages werden handmatig samengesteld vanuit afzonderlijke softwarepakketten of spreadsheets.

“We zien dat veel organisaties sturen op cruciale Excel-rapporten die door slechts enkele medewerkers zijn ontwikkeld. Dit zorgt voor een hoge afhankelijkheid en is vaak niet duurzaam,” zegt Roeland Krom, oprichter van Cohelion. “TrackOnline bracht ons in contact met Van Vliet om hen te helpen bij deze uitdaging.”

Cohelion maakt het mogelijk om data uit alle systemen te koppelen en te combineren en deze toegankelijk te maken via één centraal platform. In Power BI worden vervolgens rapportages gemaakt waarin actuele en historische data over ladingdragers, transportbewegingen, reparaties, financiën en HR samenkomen. Deze inzichten helpen Van Vliet bij het maken van betere strategische beslissingen.

Daarnaast zorgt dit voor meer overzicht, gebruiksgemak en efficiëntie — zowel intern als voor klanten. “Grote organisaties hebben vaak meerdere entiteiten binnen hun vloot. Dankzij Cohelion kunnen we nu alle data koppelen en ervoor zorgen dat deze entiteiten elkaars pools kunnen benutten. Ze zien precies hoeveel ladingdragers elke entiteit in een bepaalde periode nodig heeft. Dit levert enorme kostenbesparingen op en maakt efficiënter werken mogelijk,” aldus IJpelaar.

Klantdashboards

Met alle bedrijfsdata beschikbaar in één platform wilde Van Vliet deze inzichten ook delen met klanten. “We willen een stap verder gaan dan anderen in onze sector. Daarom wilden we onze klanten een portaal bieden waarin zij kunnen zien hoe processen efficiënter kunnen, hoe beschikbaarheid zich ontwikkelt en wat de prognose is voor het komende seizoen. Kortom: hoe we samen kunnen anticiperen op groei,” zegt IJpelaar.

Voor dit doel ontwikkelde Cohelion een klantdashboard. Hiermee krijgen klanten van Van Vliet direct inzicht in belangrijke statistieken zoals het aantal gehuurde karren, beschikbaarheid en contractgegevens. Door data te delen en transparantie te bieden over de dienstverlening laat Van Vliet duidelijk zijn onderscheidende waarde zien.
“Betrouwbaarheid is essentieel in een klantrelatie. Transparantie en inzicht horen daarbij. Zo haal je niet alleen het maximale uit de pool voor jezelf, maar ook voor de klant,” aldus IJpelaar.

Het beste van twee werelden

De samenwerking tussen TrackOnline en Cohelion stelt klanten zoals Van Vliet in staat om gebruik te maken van een toonaangevende asset management oplossing, terwijl deze direct wordt gekoppeld aan andere relevante bedrijfsinformatie.
“Het unieke van deze samenwerking is dat we realtime, single-source inzicht bieden in alle relevante data — van pooling- en financiële data tot HR-data,” legt Krom uit. “Bovendien zijn dit geen maandenlange trajecten. Ondanks de complexiteit is onze oplossing relatief snel te implementeren.”

Klaar voor de toekomst

Van Vliet is nu goed voorbereid op de toekomst. IJpelaar: “Onze grootste uitdaging op dit moment is het goed beheren van het volledige locatiegebonden logistieke systeem, samen met onze partners en klanten. Hoe richt je luchthavenhubs goed in en coördineer je alle bewegingen van ladingdragers? Hiervoor heb je niet alleen je eigen data nodig, maar ook die van andere partijen. Al deze data moet worden samengebracht en transparant worden gemaakt. Onze samenwerking met TrackOnline en Cohelion gaat ons daar enorm bij helpen.”